Proposta Condofacile


www.condofacile.com la piattaforma per l'amministrazione del Condominio 

Condofacile propone soluzioni innovative per l'amministrazione del condominio, fornendo, sia al suo amministratore che agli stessi condomini la possibilità di collocare sul web tutta la documentazione contabile/amministrativa,  dandole la massima trasparenze e facilità ed immediatezza di controllo da parte di tutti gli aventi diritto.

Il condominio che adotta il “sistema Condofacile”, proprio grazie alla possibilità di certificare la correttezza e puntualità delle scritture contabili, alla facilità e immediatezza di controllo, può accedere attraverso, la consociata Harley & Dikkinson www.harleydikkinson.com,  a finanziamenti diretti UBI Banca o Banca Popolare di Milano, per la conservazione e riqualificazione degli immobili, con rateizzazioni fino a 60 mesi.

Le procedure Condofacile sono perfettamente conformi a quanto disposto dalla Riforma del Condominio (Legge 220 dell'11 dicembre 2012)

Trasparenza
Le procedure promosse da Condofacile danno effettiva concretezza al concetto, spesso astratto di trasparenza, consentendo sia all’Amministratore che a tutti gli amministrati di avere costante accesso a tutti i dati contabili/amministrativi e di poterne verificare con estrema rapidità e semplicità la loro esattezza.

Il Sistema Condofacile prevede che tutti i dati contabili vengano collocati on line, consentendo agli aventi diritto, il costante accesso alle scritture contabili ed alle documentazioni comprovanti le stesse.

Ciascun condominio avrà un proprio archivio on line, attraverso il quale, potrà accedere, con una esclusiva pass word, a tutta la documentazione del proprio condominio (Regolamento di Condominio, Tabelle millesimi, Assicurazioni, Contratti di Manutenzione, Verbali di Assemblea e relativi allegati,…).

Facilità di controllo e garanzia di veridicità delle scritture
La facilità di accesso ai dati ed ai relativi documenti viene affiancata da un sistema di controllo che garantisce la veridicità degli stessi:

Agli obblighi indicati dal legislatore per l'amministratore: “è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio” (art. 1130 c.c. settimo comma)

Condofacile fornisce una specifica procedura per importare nelle scritture contabili, direttamente dall’home banking del conto corrente di ciascun condominio i movimenti bancari, conciliandoli con le scritture contabile ed evidenziando ogni eventuale differenza.

In tal modo il Registro della contabilità, dove: “sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate” (art. 1130 c.c. paragrafo. 7)

Viene ad essere perfettamente confrontabile con il conto corrente evidenziandone qualsiasi differenza.

Anche le causali dei movimenti contabili riportati sull’estratto conto bancario, verranno importate direttamente dall’ home banking ed aggiunte alla descrizione del Registro della Contabilità.

I dati importati dal conto corrente bancario NON POSSONO ESSERE MODIFICATI DALL’AMMINISTRATORE, per cui il contenuto del Registro della Contabilità, così tracciato sarà, di fatto, certificato nella consistenza e veridicità, dalle stesse scritture bancarie e qualsiasi posta, in entrata o uscita, non coincidente con l’estratto conto bancario (movimenti in contanti) verrà automaticamente evidenziata.

L’Amministratore di Condominio si trasforma
L’attività dell’amministratore di Condominio è disseminata di luoghi comuni, spesso, malauguratamente, confermati dalla cronaca, che creano pregiudizi sulla sua correttezza.

L’Amministratore di Condominio che sceglie il sistema Condofacile viene liberato:

  1. dalla necessità di comprovare la propria correttezza
  2. da una serie di adempimenti e scadenze burocratico/amministrative consentendogli di valorizzare al meglio le proprie qualità professionali e di  adempiere con immediatezza e semplicità ad una serie disposizioni previste  dalla Riforma del Condominio:
  • art. 1130 c.c. n.5) eseguire gli adempimenti fiscali
  • art. 1130 c.c. n.7) Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate (il Registro può essere aggiornato anche in tempi reali, importando i dati direttamente dal conto corrente bancario del condominio)
  • art. 1130 c.c. n. 8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio
  • art. 1130 c.c. n. 9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso
  • art. 1130 c.c. n. 10) redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni (anche qui le tempistiche per la redazione del Rendiconto, grazie al costante aggiornamento delle scritture contabili, sono estremamente più rapide rispetto ai termini di legge).
  • art. 1130 bis c.c., primo comma: Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica…………. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
  • art. 25 disp.att. cod.civ. Su richiesta dell’assemblea, che delibera con le maggioranze di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio, che consente agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.

Amministratore di Condominio di professione o Amministratore di condominio nominato fra i Condomini dello stabile
Le procedure promosse dal Condofacile, sono applicabili sia alle amministrazioni di Amministratori professionisti, sia agli amministratori  nominati tra i condomini dello stabile.

Anzi per i secondi, che, ai sensi dell’art. 71 bis, disp. Att. c.c., sono esentati da titoli di studio e specifici corsi di formazione, diviene uno strumento indispensabile per essere sollevati dalle varie scadenze ed adempimenti previsti nell’amministrazione di un condominio.

Sia l’amministratore di condominio di professione che non, per assolvere le diverse incombenze contabili/amministrative/fiscali:

  • Registro della Contabilità aggiornato
  • Rendiconti con ripartizioni
  • Preventivi con ripartizioni
  • Avvisi di Pagamento
  • Estratti conti del singolo condomino
  • Situazioni morosità
  • Scadenzario pagamenti fornitori
  • F 24 relativi agli adempimenti fiscali.

Deve semplicemente trasmettere periodicamente (settimanalmente) via mail la documentazione relativa a ciascun condominio e fornire le chiavi di accesso “solo informativo”  al conto corrente del condominio amministrato.

Passaggio delle consegne alla nomina del nuovo amministratore
Art. 1129 c.c.Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi.”

La collocazione sul Web di tutta la documentazione amministrativa/contabile/fiscale, consente di rendere estremamente semplice e veloci le operazioni, normalmente complesse, del passaggio delle consegne.

Alla nomina del nuovo amministratore gli viene assegnata una pass word e contestualmente chiuso l’accesso all’amministratore uscente.

Per quanto sopra, istantaneamente vengono trasferiti dati, archivi e quanto serva a dare immediata continuità all’amministrazione, eliminando gli inevitabili  tempi morti, dettati dalla necessità di acquisire e rielaborare i dati trasmessi su cartaceo.

GARANZIE al Condominio amministrato con il sistema condofacile
La Riforma del Condominio prescrive:

  • art. 1129 c.c. “L’amministratore all’atto della nomina deve presentare ai condomini una polizza individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell’esercizio del mandato i cui oneri sono posti a carico dei condòmini. L’amministratore è tenuto altresì ad adeguare i massimali della polizza se nel periodo del suo incarico l’assemblea deliberi lavori straordinari. Tale adeguamento non deve essere inferiore all’importo di spesa deliberato e deve essere effettuato contestualmente all’inizio dei lavori. Nel caso in cui l’amministratore sia coperto da una polizza di responsabilità civile professionale generale per l’intera attività da lui svolta, tale polizza deve essere integrata con una dichiarazione dell’impresa di assicurazione che garantisca le condizioni previste dal periodo precedente per lo specifico condominio.”
  • art. 1130 bis c.c. ”L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà”

Le procedure promosse da Condofacile, consentono al condominio che le ha adottate di accedere ad uno Specifico Fondo che garantisce, lo stesso condominio, nei confronti dell’Amministratore sia per la responsabilità civile professionale ma anche per colpa grave e dolo.

La copertura del rischio da parte Fondo di Garanzia è condizionata dalla nomina dello stesso Fondo quale “Revisore del Condominio” con accesso diretto,  on line, alla contabilità del condominio garantito.

Per quanto sopra il Condominio con una spesa, unica ed estremamente limitata, ottiene sia la copertura assicurativa (ben più ampia di quella prevista dal 1129 c.c.) e la prestazione professionale di un “Revisore Condominiale” che sarà massimamente interessato a vigilare sul corretto comportamento dell’amministratore, in quanto garantisce patrimonialmente per lo stesso.

Il Fondo di Garanzia, grazie alle procedure Promosse da Condofacile in collaborazione con le consociate nella Rete di Imprese “Property Manager”, potrà verificare costantemente la conformità dei movimenti contabili del condominio, al fine di prevenire anomalie e nel caso darne tempestiva comunicazione agli aventi diritto.

FINANZIAMENTI al Condominio amministrato con il sistema condofacile
La trasparenza dei dati e la conseguente immediatezza e facilità dei controlli, garantiti dal sistema condofacile e dalla società consociate nella rete di impresedalla “Property Manager”, consente al condominio, che vi ha aderito, di poter accedere a finanziamenti agevolati con rientri sino a 60 mesi dal termine dei lavori finalizzati all’esecuzione di lavori per la conservazione e/o migliorie dell’immobile.  

Tale opportunità diviene particolarmente rilevante considerando quanto previsto dall’art. 1135 4) “alle opere di manutenzione straordinaria e alle innovazioni, costituendo obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori".

Di conseguenza il condominio, che non potesse accedere ad un finanziamento per il condominio, in caso di lavori straordinari, è obbligato a costituire, preventivamente all’esecuzione dei lavori, l’intero importo della spesa prevista .

Reperibilità e Monitoraggio delle ditte di manutenzione condominiali
Il sistema Condofacile, fornisce all’Amministratore del Condominio ed ai Suoi condomini un centro servi, in grado di garantire 24 ore su 24, la reperibilità per la gestione delle varie problematiche condominiali.

Prevede anche la possibilità di tenere sotto costante monitoraggio gli interventi delle ditte di manutenzione, redigendone periodicamente una valutazione in base ai seguenti criteri di valutazione: tempestività, efficacia, puntualità e gradimento espresso dai condomini direttamente interessati.

Tali graduatorie, comprensive del prezzario per gli interventi di propria competenza, vengono messi a disposizione, sul web, sia degli amministratori che dei condomini.

Costante verifica ed aggiornamento delle pratiche tecnico/amministrative per la sicurezza all’interno del condominio
Il sistema condofacile

  1. mette sul web tutta la documentazione relativa alla sicurezza nel condominio: Certificazione Prevenzione Incendi (Centrale termica, Ascensore, Autorimesse), Certificazione 46/90, Linea Vita, Attestati per i dipendenti, Controllo Fumi
  2. Monitorizza tale documentazione, segnalando all’amministratore, in base alle necessità, le scadenze previste dalle norme, le necessità di interventi e/o dei necessari sopralluoghi tecnici finalizzati a rinnovare la documentazione sulla sicurezza.
  3. Aggiorna sul web l’archivio “SICUREZZA”.

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