Procedure per l'Amministratore


Procedura Contabili/Amministrative per Amministratori – SISTEMA CONDOFACILE

Gli Amministratori che desiderano essere inseriti nell’Albo di fiducia degli Amministratori di Condominio – Condofacile, sono obbligati a rispettare le seguenti procedure e tempistiche, se espressamente deliberate dal Condominio Amministrato, sinteticamente descritte come “SISTEMA CONDOFACILE”.

1° Invio dati per l’inserimento del condominio ex novo:

  • Tutte le documentazioni di seguito richiamate debbono essere inviate via mail a info@condofacile.it.
  • Entro 10 giorni dal deliberato di nomina e/o dal conseguente Passaggio delle Consegne da parte dell’Amministratore uscente inviare via e-mail le seguenti documentazioni scansionate: Anagrafica completa, Tabelle millesimali, Consuntivo approvato comprensivo delle ripartizioni, Stato Patrimoniale comprensivo del dettaglio dei creditori e dei debitori, Estratto conto di ciascun condomino, Preventivo e ripartizione con l’indicazione delle scadenze delle emissioni
  • Entro 10 giorni dall’invio, Condofacile renderà visibile sul web, al solo Amministratore e/o agli aventi diritto deliberati dall’Assemblea, tutto il materiale trasmesso, al fine di ottenere, entro i successivi 10 giorni, il benestare dell’Amministratore per rendere visibile la documentazione a tutti gli aventi diritto del condominio.

2° Accesso On line, esclusivamente informativo, al conto corrente del condominio
Previo apposita delibera dell’assemblea (ai sensi dell’art.  1130 bis “L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà) l’amministratore deve:

  • fornire le chiavi di accesso, solo informativo, sul conto corrente del condominio, con servizio home banking. Tale collegamento potrà essere utilizzato da Condofacile al solo fine di conciliare il conto corrente bancario con le scritture di cassa del Condominio, consentendogli di certificare l’esatta compilazione del Registro di Contabilità. Eventuali valori non conciliabili con il conto corrente condominiale dovranno essere evidenziati con apposita scrittura
  • Attivare le procedure per la riscossione via MAV.

3° Aggiornamento Contabile Amministrativo
Entro 7 giorni dalla ricezione del documento e/o dall’effettuazione dell’operazione contabile, il documento contabile, dovrà essere:

  • protocollato attraverso l’apposizione della targhetta (formato A402 37,5x23,5) adesiva con codice a barre identificativo del documento. La targhetta dovrà essere collocata sulla parte alta del documento, senza coprire dati rilevanti della fatture o altri codici a barra presenti nel documento
  • se il documento contabile viene pagato con assegno (IL PAGAMENTO CON BONIFICO NON COMPORTA ALCUN INVIO), succevimamente al suo invio a Condofacile, copia dell’assegno deve essere inviato via mail con apposito codice a barra
  • scansionato
  • inviato via mail

4° Solo provvisoriamente in attesa dell’attivazione delle procedure MAV, con la stessa periodicità delle spese dovranno essere inviati i dettagli degli incassi, per consentirne una puntale registrazione.

5° Condofacile entro i 15 giorni successivi alla fine del mese, viene a collocare le spese in base al piano dei conti. L’amministratore possibilmente, mensilmente, dovrà inviare, eventuali, segnalazioni di rettifica, al fine di non concentrare al fine gestione tutte le eventuali operazioni di rettifica. 

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