Codice Deontologico


Codice Deontologico Amministratore Iscritto all’Albo di Fiducia Condofacile

INDICE

Premessa                                                                    
Art.  1 Ambito di applicazione                        
Art.  2 Potestà Disciplinare                                             
Art.  3 Esercizio del Mandato Fiduciario                        
Art.  4  Obbligo di Trasparenza                                    
Art.  5 Rigorosa protezione dei dati Personali              
Art.  6 Sistemi di Controllo                                             
Art. 7 Copertura Assicurativa R.C.                      
Art.  8  Trasferimento dei dati a Fine Mandato               
Art.   9 Reperibilità                                                        
Art. 10 Ubicazione della propria attività                        
Art. 11 Estensione del Codice Deontologico                  
Art. 12 Dipendenti e Collaboratori                                
Art. 13  Provvedimenti Repressivi    

Premesso che
CONDOFACILE S.r.l. nell’attività di supporto e servizi alla gestione di proprietà immobiliari, ha costituito un Albo di Fiducia degli Amministratori di Condomini che condividondo e promuovono il valore della trasparenza nello svolgimento della propria attività professionale.

CONDOFACILE S.r.l. è promotore di iniziative e sistemi integrati “hardware” e software” con cui contribuire a rendere realmente trasparenti le amministrazioni immobiliari per conto di singoli proprietari,  consorzi,  Enti e condomini.

L’Amministratore di Immobili e di Condomini, iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., si obbliga al rispetto del presente codice deontologico, considerando elementi essenziali della professione di ammistratori di immobili per conto di terzi:

  • il principio legale del mandato fiduciario, la professionalità e l’integrità morale
  • la tutela della proprietà dei beni immobili amministrati e di conseguenza legittimi interessi che da essi derivano ai loro proprietari e conduttori
  • la necessità di fornire alla proprietà la massima trasparenza contabile – amministrativa, consentendo a tutti gli aventi diritto, l’agevole e costante accesso alle documentazioni contabile amministrativa degli stessi immobili
  • il rispetto delle normative sulla privacy

Principi Generali           

Art. 1 - Ambito di Applicazione.
Le norme Deontologiche sono regole di condotta riportate per nell'atto di iscrizione e vincolanti per tutti gli iscritti nei confronti di CONDOFACILE S.r.l., dei clienti, dei colleghi, dei dipendenti, dei terzi.

Art. 2 – Potestà Disciplinare
Spetta al Consiglio di Amministrazione di CONDOFACILE S.r.l., con riferimento agli iscritti, la potestà di applicare sanzioni in ragione della violazione alle norme deontologiche, secondo i precetti riportati nei successivi articoli.

Art. 3 – Esercizio del Mandato Fiduciario
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l. dovrà svolgere il proprio mandato fiduciario con professionalità, lealtà e correttezza , senza perseguire interessi di natura economica che possano entrare in conflitto col proprio ruolo ed in contrasto con l’interesse dei propri amministrati, delegando la funzione di controllo alla società CONDOFACILE S.r.l.,  la quale agirà, su mandato congiunto della proprietà e dell'amministratore,  a verificare, quale soggetto incaricato, il corretto adempimento degli obblighi e principi deontologici promossi dalla CONDOFACILE S.r.l..

Art. 4 Obbligo di Trasparenza
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., per i beni per i quali viene espressamente richiesta l’applicazione del ”Sistema CONDOFACILE” è obbligato in collaborazione con CONDOFACILE S.r.l. a mettere sul web l’intera contabilità ed a digitalizzare tutti i documenti contabili, facendo transitare tutte le operazione sia in entrata che uscita sul conto corrente del Condominio.

Tutti i pagamenti in uscita verranno effettuati, esclusivamente, a mezzo di bonifico bancario, di conseguenza, il libro cassa del condominio dovrà coincidere esattamente con l’estratto conto del conto corrente bancario del condominio.  

A dotare, nell'ambito del rapporto deontologico approvato, i propri amministrati di apposita pass-word per l'accesso informativo, nel rispetto della privacy, alla seguente documentazione:

  1. alla prima nota del proprio condominio, con visura dei documenti relativi a ciascuna scrittura contabile
  2. al proprio estratto conto condominiale
  3. all’estratto conto del conto corrente bancario del condominio
  4. a tutti i documenti condominiali di interesse comune (Regolamento di Condominio, Verbali di Assemblea, Assicurazione Stabili, Certificati, etc…)
  5. a tutta la documentazione che l’assemblea di condominio delibererà di inserire sul web con accesso riservato ai soli condomini.
  6. a tutte le procedure Amministrative contabili per il trasferimento dei dati e l’aggiornamento degli archivi come indicato dallo specifico allegato “Procedure Contabili/Amministrativi per l’Amministratore di Condominio”

Art. 5 – Rigorosa protezione dei dati Personali
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., i propri dipendenti e collaboratori sono strettamente vincolati all’osservanza del Dlgs 196/2003 in materia di protezione dei dati personali.

Art. 6 – Sistemi di Prevenzione
La proprietà (privati, Condomini, Consorzi, Enti) possono chiedere espressamente all’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., l’applicazione del "Sistema CONDOFACILE”, obbligando in tal modo l’Iscritto a sottoporre, la specifica contabilità, ai sistemi di controllo  di CONDOFACILE S.r.l..

Su espressa delibera dell’assemblea, l’accesso alla documentazione amministrativa-contabile sarà concesso a specifici soggetti di controllo:
A titolo esemplificativo e non esaustivo:

  • Enti Certificatori
  • Sindacati proprietari e/o inquilini
  • Consiglieri di Condominio
  • Fondi di Garanzia sull’operato degli amministratori a tutela della Proprietà
  • Istituti Finanziari controllori del corretto utilizzo di fondi erogati direttamente al condominio o a fornitori del condominio, per agevolare interventi di ristrutturazione e/o riqualificazione dei beni immobili.        

Art. 7 – Obbligo di Copertura Assicurativa Responsabilità Civile Professionale o di Fondi di Garanzia tipo Harley & Dikkinson
L’attività di Amministratore di Condominio dell’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., deve, obbligatoriamente, essere coperta da apposita polizza Assicurativa Responsabilità Civile Professionale o meglio da Fondi di Garanzia che prevedano e condizionino la stessa garanzia a sistemi di vigilanza diretta sull’attività amministrativo-contabile dell’amministratore. 

Art. 8 – Trasferimento dei dati a Fine Mandato
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., riconosce la proprietà esclusiva di tutti i documenti contabili - amministrativi e dei relativi elaborati del Condominio, Ente, Consorzio amministrato.

In caso di nuova nomina, l’Iscritto all’Albo di Fiducia, fin d’ora, autorizza la CONDOFACILE S.r.l., su richiesta dell’Amministratore Subentrato, a fornirgli le chiavi di accesso alla documentazione amministrativa contabile, con conseguente esclusione di accesso all’Amministratore Uscente.

L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., dovrà completare il Passaggio delle Consegne entro un termine massimo di 15 giorni lavorativi dall’avvenuta nomina, salvo diversa richiesta dell’Assemblea del Condominio.

Il protrarsi delle consegne oltre il termine indicato verrà sanzionato come in appresso.    

Art. 9 - Reperibilità
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., dovrà istituire un proprio numero verde, funzionante H24, che gli consenta, in aggiunta ai normali orari di ufficio, di essere sempre reperibile per chiamate di emergenza. Sullo stesso numero verde potranno essere prenotate specifiche richieste alle quali l’amministratore dovrà dar seguito con congrua tempestività.

Art. 10 - Ubicazione della propria attività professionale
L’Iscritto all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l.,  deve obbligatoriamente comunicare tempestivamente eventuali variazioni di indirizzo, numeri telefonici, denominazioni del proprio studio ed indirizzo e-mail, al fine di essere facilmente reperibile.

Art. 11 - Estensione del Codice Deontologico 
Le disposizioni di questo codice deontologico costituiscono una esemplificazione dei comportamenti più ricorrenti e non limitano l’ambito di applicazione che viene esteso ai principi generali contenuti ed espressi dalle Associazioni Professionali di Amministratori o dagli Albi Professionali, ai quali,  l’Iscritto all’Albo di Fiducia  CONDOFACILE S.r.l, è già iscritto o a quello in cui, successivamente all’Iscrizione all’Albo di Fiducia di CONDOFACILE S.r.l., verrà ad iscriversi.

Art. 12 – Dipendenti e Collaboratori
Le disposizioni di questo codice deontologico si estendono a tutti i dipendenti e collaboratori dell’Iscritto all’Albo di Fiducia  CONDOFACILE S.r.l..
Eventuali violazioni del codice deontologico da parte di dipendenti e collaboratori dell’Iscritto all’Albo di Fiducia  CONDOFACILE S.r.l., equivalgono a violazioni dello stesso Iscritto.

Art. 13 Provvedimenti Repressivi
Ad insindacabile giudizio del Consiglio di Amministrazione di  CONDOFACILE S.r.l., l’Iscritto all’Albo di Fiducia  CONDOFACILE S.r.l., per violazioni a qualsiasi parte di questo codice deontologico potrà essere:

  1. Invitato a risolvere le criticità verificate ed esistenti
  2. Sanzionato a livello economico con una multa da versare agli amministrati pari ad Euro 1,00 per il mancato adeguamento all'invito effettuato
  3. Richiamato con invito formale ad uniformarsi alle regole deontologiche accettate ed a quanto deliberato dal Consiglio di Amministrazione della CONDOFACILE S.r.l.
  4. Cancellato dall’Albo di Fiducia CONDOFACILE S.r.l. con automatica applicazione della clausola risolutiva espressa del mandato. La cancellazione, comporterà l’automatica segnalazione a tutti i clienti che hanno richiesto espressamente, l’applicazione del ”Sistema CONDOFACILE”. 

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